Agile Organisation und Handlungsempfehlungen zur agilen Organisationsgestaltung

Einleitung

Die zunehmende Geschwindigkeit von Veränderungen in Wettbewerb, Nachfrage, Technologie und Regulierungen erfordert, dass Unternehmen schnell reagieren und sich anpassen können. Organisationale Agilität, also die Fähigkeit, Strategie, Struktur, Prozesse, Personal und Technologie schnell auf wertschöpfende und -schützende Möglichkeiten auszurichten, ist daher von entscheidender Bedeutung.

Aktueller Stand und Herausforderungen

Laut diverser Untersuchungen und Studien haben die meisten Unternehmen noch keine agile Transformation umgesetzt. Obwohl agile Methoden offensichtliche Vorteile bieten, geben viele Befragte an, dass ihre Unternehmen diese Arbeitsweisen noch nicht oder noch kaum implementiert haben.

Die Umfragen zeigen auch, dass Agilität sich auszahlt: Befragte aus agilen Unternehmen und Business Units berichten von Leistungssteigerungen und einer höheren Wahrscheinlichkeit, finanzielle und nicht-finanzielle Ziele zu übertreffen.

Merkmale agiler Organisationen

Agile Organisationen zeichnen sich durch Stabilität und Dynamik aus. Dynamische Praktiken ermöglichen es Unternehmen, schnell auf Herausforderungen und Chancen zu reagieren. Stabile Praktiken schaffen hingegen Zuverlässigkeit und Effizienz durch ein festes Grundgerüst.

Im agilen Umfeld gibt es verschiedene Praktiken, die als "stabil" oder "dynamisch" bezeichnet werden können. Hier sind einige Beispiele:

Stabile Praktiken:

• Regelmässige Retrospektiven, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen
• Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams
• Standardisierte Arbeitsprozesse und Werkzeuge
• Regelmässige Priorisierung von Aufgaben

Dynamische Praktiken:

• Anpassungsfähige Planung und Priorisierung basierend auf sich ändernden Anforderungen
• Experimentelle Herangehensweise, um neue Ideen auszuprobieren
• Selbstorganisation und Eigenverantwortung des Teams
• Enge Zusammenarbeit mit Stakeholdern für schnelles Feedback
• Flexible Arbeitsstrukturen und -methoden, die an den Kontext angepasst werden

Der Schlüssel ist, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen stabilen und dynamischen Praktiken zu finden, um Effizienz, Qualität und Anpassungsfähigkeit in einem agilen Umfeld zu gewährleisten.

Agile Strukturen zeichnen sich besonders in folgenden Bereichen aus

Mitarbeitende:

• klare strategische Ausrichtung: Die tägliche Arbeit jedes Teams wird von konkreten Ergebnissen geleitet, die die Strategie voranbringen.
• gemeinsame Vision und Zielsetzung: Die Mitarbeitenden fühlen sich persönlich und emotional in ihre Arbeit eingebunden und sind aktiv an der Weiterentwicklung der strategischen Ausrichtung beteiligt.
• unternehmerisches Denken: Die Mitarbeitenden identifizieren und verfolgen proaktiv Möglichkeiten zur Weiterentwicklung in ihrer täglichen Arbeit.

Prozesse:

• standardisierte Arbeitsweisen: Die Prozesse der Unit werden durch gemeinsame digitale Plattformen und Tools unterstützt und sind standardisiert, einschliesslich der Verwendung einer gemeinsamen Sprache und gemeinsamer/einheitlicher Tools

Dynamische Praktiken:

• Prozess und Informationstransparenz: Informationen zum Geschäftsverlauf, Mitbewerberperformance, aktuelle und bevorstehende Hindernisse usw., sind für die Mitarbeitenden frei zugänglich.
• schnelle Iteration und Experimentierfreude: Neue Produkte, Dienstleistungen und Prozesse werden in enger Zusammenarbeit mit internen und externen Kunden und Kundinnen entwickelt, und Ideen oder Prototypen werden frühzeitig im Entwicklungsprozess getestet.
  

Wege zur Agilität

Der Weg zur Agilität hängt vom Ausgangspunkt der jeweiligen Business Unit ab.

Bürokratische Units:

• Handlungsempfehlung: Diese Units müssen ihre dynamischen Praktiken weiterentwickeln und ihre stabilen Grundgerüste anpassen, insbesondere in Bezug auf Personal, Prozesse und Struktur.
• Schwerpunkte:
• schnelle Iteration und Experimentierfreude, insbesondere die Verwendung von "Minimum Viable Products" zum Testen neuer Ideen.
• Einführung geeigneter Technologien, Systeme und Tools zur Unterstützung agiler Arbeitsweisen.

Verbesserung stabiler Praktiken wie Leistungsorientierung, Shared und Servant Leadership, und Bildung kleiner, eigenverantwortlicher Teams.

Start-up Units:

• Handlungsempfehlung: Start-ups müssen alle ihre stabilen Praktiken weiterentwickeln und ihre dynamischen Praktiken in Bezug auf Prozess und Strategie erweitern.

Schwerpunkte:

• Stärkung des stabilen Grundgerüsts, insbesondere in Bezug auf Shared und Servant Leadership und Leistungsorientierung
• Verbesserung der dynamischen Praktiken, insbesondere Informationstransparenz und flexible Ressourcenallokation.
  

Trapped Units:

Trapped Units bezeichnen Organisationseinheiten oder Teams, die in ihren Arbeitsweisen und Strukturen "gefangen" sind. Das kann passieren, wenn eine Organisation zu stark auf stabile Praktiken setzt und nicht genug Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zulässt.

Beispiele für Trapped Units:

• Teams, die an starren Prozessen und Regeln festhalten und sich schwer tun, auf Veränderungen zu reagieren
• Abteilungen, die in Silos arbeiten und den Überblick über das Gesamtsystem verlieren
• Organisationen, die Innovationen und Experimente unterdrücken, um Stabilität zu bewahren

Trapped Units können dazu führen, dass Kreativität, Motivation und Anpassungsfähigkeit im Team verloren gehen.

• Handlungsempfehlung: Diese Units müssen sowohl ein stabiles Grundgerüst als auch dynamische Fähigkeiten entwickeln.

Schwerpunkte:

• Verbesserung der stabilen Praktiken im Bereich Personal, insbesondere Shared und Servant Leadership und unternehmerisches Denken, Leistungsentfaltung.
• Entwicklung der dynamischen Praktiken im Bereich Prozesse, insbesondere kontinuierliches Lernen und schnelle Iteration und Experimentierfreude.
  

Allgemeine Empfehlungen für die Umsetzung

Umfang der Veränderung annehmen: Agile Transformationen sind kulturelle Veränderungen, die durch umfassende Change-Management-Massnahmen unterstützt werden müssen.

Handlungsempfehlungen:

• Ausrichtung auf die erforderlichen Denk- und Verhaltensweisen
• Vorleben der neuen Denk- und Verhaltensweisen
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten
• Etablierung formaler Mechanismen zur Verstärkung der Veränderungen

Klare Vision: Agile Units zeichnen sich durch eine gemeinsame Vision und Zielsetzung aus

Handlungsempfehlungen:

• Klare Artikulation der erwarteten Vorteile und Messgrössen für den Erfolg der Transformation
• Gemeinsame Unterstützung der Vision durch die Führungsebene

Startpunkt und Vorgehensweise festlegen: Ein klarer Implementierungsplan ist entscheidend.

Handlungsempfehlungen:

• Identifizierung der zu transformierenden Bereiche und der Vorgehensweise (z. B. Best Practice und Blueprints aus kleineren Bereichen)
• Beschreibung der angewandten agilen Praktiken und Identifizierung der Bereiche mit dem grössten Verbesserungsbedarf
• Festlegung der Ressourcen und des Zeitrahmens für die Transformation, damit der Aufwand seine Dynamik beibehält, aber der Umfang jederzeit überschaubar bleibt.

Fazit

Die agile Transformation ist eine komplexe Aufgabe, die ein klares Verständnis der eigenen Situation, eine klare Vision und einen strukturierten Implementierungsplan erfordert. Durch die Umsetzung der oben genannten Handlungsempfehlungen können Unternehmen den Weg zur Agilität erfolgreich beschreiten und sich so für die Herausforderungen der Zukunft rüsten.